Délai de conservation et archivage des dossiers scolaires

 

A l'occasion d'interventions en établissements scolaires, la question du traitement des dossiers scolaires a fréquemment été abordée.

Voici les recommandations sur la gestion de ces documents au regard :

 des délibérations de la Commission nationale de l'informatique et libertés (CNIL)
 et de l'instruction ministérielle traitant des archives (instruction 2005-003 du 22/02/2005).

S'agissant des traitements informatisés :

A la fin de la scolarité de l'élève, toutes les données informatisés le concernant doivent être détruites.
C'est-à-dire qu'elles doivent être supprimées des applications informatiques de gestion (scolarité, notes, …) ou de fichiers de type tableurs ayant aidé à l'administration de l'élève durant sa scolarité.

S'agissant des nécessités d'archivages intermédiaires :

Les dossiers scolaires doivent être conservés pour une « durée d'utilité administrative » (DUA) minimum de 10 ans, voir extrait pages suivantes de l'instruction ministérielle du 22 février 2005 relative au tri et à la conservation des archives.

Le support d'archivage de ces données peut être électronique à la condition d'assurer l'authenticité des données et les conditions d'accès aux dossiers des élèves.

Les applications informatiques permettant le traitement et la gestion des données relatives à l'élève pendant sa scolarité ne peuvent être utilisées pour les besoins de conservation des archives. Aucun dispositif technique assurant un archivage électronique n'est aujourd'hui recommandé à l'échelle nationale.

Pour l'heure, il convient donc de gérer les archives uniquement sous forme papier dans le respect de l'instruction ministérielle (voir extrait de l'instruction en annexe du document de synthèse).

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